内容証明郵便の原案を作成するとき、使用する印鑑と契印・訂正印・袋とじの方法に悩むことがあります。

ここでは内容証明郵便で使う印鑑とその押印方法を詳しくご紹介します。

この記事が、内容証明郵便作成のお役に立てれば幸いです。


広告主様


内容証明郵便で使用できる印鑑の種類

内容証明郵便での押印には、差出人の押印代理人の職印訂正印契印の4種類があります。

それぞれに使用する印鑑とその手順をご説明します。

差出人の押印

差出人押印場所
通常、差出人の右隣に差出人の印鑑を押しますが、規則上は必須ではありません。それに伴い、使用できる印鑑に制限はありません。

ただし差出人の押印がされていない場合、本人の意思表示の意味合いが弱くなります。受け手の印象も考慮した場合、押印したほうが良いでしょう。

一般的に差出人(署名)の押印には実印認印(三文判含む)・シャチハタを使用します。

印鑑の種類
特徴
実印 住民登録のある市区町村の役所や役場に登録申請し受理された印鑑
認印 印鑑登録をしていない印鑑
三文判 安価なはんこの総称一般的に認印として利用される
シャチハタ 印影面がインクが透過する素材である朱肉がいらない印鑑
ただし認印などの硬い材質と異なり、シャチハタは比較的やわらかい材質のため印影が変化しやすい特徴があります。内容証明郵便は郵便局で5年間保管されるため、シャチハタは適していないと言われています。

ただ、5年程度であれば認識できないほどに消えることも少なく、実務上・保管上は問題ありません。

代理人の押印(行政書士の職印など)

これは代理人に依頼しない場合は関係ありません。

行政書士事務所などに内容証明郵便を依頼する場合には、職印を押印します。押印の有無は事務所によってに異なるため、ご確認ください。

代理人押印場所

訂正印

内容証明郵便の文面に誤りがある場合には、訂正印による修正が可能です。これは内容証明郵便の上部もしくは末尾の余白に押印します。

訂正印場所

訂正印での訂正・挿入・削除の手順

  1. 修正前の文字が分かるように2本線を引く
  2. 修正後の文字を修正した上に記入する
  3. 内容証明郵便の最上部もしくは末尾に修正内容を明記する
     ※削除場所(題名なども含めて何行目か)削除・追加した文字数
  4. 修正内容の右隣に訂正印を押印する
訂正印は差出人(署名)に使用した印鑑を使用します。差出人が複数の場合には、全員の印鑑を押印します。

しかし内容証明郵便の文面を間違えた場合には、受け取り手の印象を考慮して書き直しをお勧めします。

ただ、郵便局でのチェック時に間違いを指摘され、書き直す時間がない場合などには訂正印でもよいと思います。


広告主様


契印・訂正印・袋とじの手順

契印

契印は契約書などの文書が2枚以上にわたる場合の押印方法であり、以下の目的で使用します。

  • 契印でまたがった書面が1つの文書だと証明する
  • ページの順序を明確にする
  • 落丁(ぬけおち)、差し替え、ぬきとりを防止する

内容証明郵便の文面が二枚以上になる場合には、この契印が必要になります。

契印の方法

契印は全てのページ見開きの間に押印します。ホッチキスなどで閉じた後に押すと良いでしょう。
契印箇所

契印も訂正印と同様に差出人(署名)に使用した印鑑で押印します。差出人が複数の場合には、全員の印鑑を押印してください。

袋とじを利用した契印

また契印には、市販の製本テープを利用して袋とじにする方法もあります。袋とじにした契印はみためも良く、また全てのページの見開きに契印する必要がありません。

袋とじによる契印は以下の手順です。

  1. 複数の内容証明郵便をホッチキスで止める(劣化防止のためステンレス針を使用)
袋とじの手順1
  1. 市販の製本テープを使用し、ホッチキスの上から内容証明郵便をカバーする
袋とじの手順2
  1. 内容証明郵便の表面と裏面の製本テープの上に押印する
袋とじの手順3
袋とじの場合も、契印と同じ押印方法です。差出人と同じ印鑑を使用し、差出人が複数の場合には、表面・裏面でそれぞれ全員分の押印をします。

差出人が複数の場合の押印の順番は、上から差出人の記載順にすると良いでしょう。

また郵便局によっては、袋とじだけでなく全ページの見開きに契印を求められます。内容証明郵便では、袋とじ+各見開きに契印する二重の方法でも良いと思います。


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